企業內部如何有效溝通
無論從事什么職業，會計師、工程師、培訓師，還是投資顧問，員工多半要在溝通上花掉大部分的時間。溝通做得比較好的員工一般會被委以重任，會不斷升職，會獲得事業上的成功。而那些溝通得不夠好的員工就得不到這些。因此，對企業來說，當務之急是要確保員工掌握了有效溝通的方式與方法。
不幸的是，信息溝通渠道越來越多，員工對于如何有效溝通卻越來越茫然。根據一項研究，普通知識型員工每天需要管理200多條信息；39%的知識型員工平均每天有六次或六次以上要被信息打擾；27%的員工必須分心去處理大量信息；而有19%的員工表示，他們收到的信息太多，已經難以招架。
信息為何泛濫
造成這種所謂“信息泛濫”的原因有很多，也各不相同，總的來說有以下幾種。
●溝通方式因人而異。公司無法強行要求員工使用什么樣的溝通工具，因為這是一個因人而異的決定。
●溝通工具日漸增多。每一種新技術，都是對原有工具的豐富。在電子郵件被廣泛使用的時候，傳真機并沒有慘遭淘汰。所以現在員工至少可以使用16種信息交流方式，從普通的郵局信件到即時通訊工具，可謂五花八門。
●地理位置各不相同。住在不同國家的人在使用溝通工具方面具有不同的偏好。例如，在美國，由于有多個時區，因此人們喜歡用電子郵件來溝通；而英國只有一個時區，所以人們更愛用手機。
●工作負擔越來越重。普通知識型員工平均每周要應對17個項目，而每個項目都需要溝通。
●工作安排日漸靈活。遠程工作以及其他非傳統的工作安排，已經使人們越來越需要保持聯系并隨時獲取信息。
● 公司規模有大有小。公司規模越大，越可能催生各式的信息交流系統。
郵件為何堆積
信息交流系統的膨脹已經很成問題了，而電子郵件所帶來的麻煩也不應小覷。最近做的一項研究表明，員工收到的電子郵件中，有三分之一與正在做的工作沒有關系。如果公司有100位員工，那么每年處理這些無關信息總共就要花掉15,000個小時，或者說420,000美元。如果員工數量增加到5,000人，那么工作效率方面的損失就會達到750,000個小時，等價于2,100萬美元。與此同時，隨著電子郵件的大量使用，面對面交流這種非常重要的溝通方式，尤其是在傳達壞消息以及勸說他人時應該采用的方法，現在卻用得越來越少了。
那么工作中的電子郵件為什么會增加呢？除開垃圾郵件的因素之外，主要原因有以下幾個方面。
●員工將電子郵件抄送給所有他們能夠想到的人，確保大家都知道他們答應的事情已經做了。
●主管不想和員工當面交涉。負面的績效評估報告，甚至是解雇信，都已經通過電子郵件的方式向員工傳達了。
● 員工收到電子郵件后，不假思索地“回復所有人”而不是“回復”，結果把郵件回復了所有收到原始郵件的人，而不只是目標收件人。
● 員工對原始郵件不做任何編輯修改就直接回復，因此很多郵件長得成了拉洋片，既無用處，讀起來又費力。
● 管理層認為，電子郵件比其他信息溝通方式的成本更低，因此應該取代所有其他的溝通渠道。
建立溝通部門
誰應該負責建立并指導員工在公司內部的信息溝通方式呢？是人力資源部門，IT部門，還是郵件收發室？在很多公司，可能的結果是，沒有人對此負責。
今天，公司對溝通缺乏統一管理的惟一可能的解釋就是：管理層認為這不值得去管理。他們認為，員工之間采取什么方式傳遞信息屬于雞毛蒜皮的小事，幫助員工有效溝通是非生產性的活動，投入時間、資金或人力等資源又不會提高利潤。
大錯特錯！許多公司最關鍵的成功要素，無論是生產率還是創新，其核心就是溝通。溝通才是創新的基礎！
現在你知道是怎么回事了。也就是說，除非有人負起責任來，否則信息泛濫現象是不會好轉的，它只會變得更糟。
話雖如此，重要的還是要成立溝通部門，讓其負責公司的信息溝通任務。公司希望所有員工能夠分享共同的理念、目標、信仰、知識和信息，而溝通部門就是這一任務的正式執行機構。這是溝通人員的工作，這是他們的專長，在幫助公司其他人掌握溝通技巧方面，沒有人比他們更有資格了。
溝通不屬于IT部門的工作范疇。IT部門的任務是確保電纜連接正確，讓那些二進制代碼能夠暢通無阻地傳輸。也不是人力資源部門的工作，人力資源部是要吸引和留住公司需要的人才。
實施四個步驟
將整個公司的溝通任務交給溝通部門絕不是一項簡單的工作，必須認真進行規劃。溝通部門可能會利用現有資源來處理大部分工作，但是你可能還需要增加人手和預算以做好這項新工作。
向溝通部門委以負責溝通工作的任務，包括四個重要步驟：第一步要確立目標；第二步要制定戰略；第三步要設立可衡量的分目標；最后是拿出具體的實施方案。
1、確立目標。將溝通工作交付給一個部門時，首先應該為這個部門確立工作目標。這一目標與溝通計劃中的目標非常類似，是你所追求的總體的、最終的目標。下面列舉一些例子。
● 解決電子郵件問題。改善電子郵件的使用現狀，使其成為提高工作效率的工具，而不是影響效率的絆腳石。
● 改進員工的溝通習慣。無論是對個人還是對公司的成就而言，溝通的影響都是巨大的。
● 解決總體溝通問題。提供溝通的工具，以及使用這些工具的方法，既能夠滿足公司的需求，也是公司創新和提高效率的基礎。 |
